اگر یک سند از طریق ایمیل برای شما ارسال شود و مجبور باشید آن را امضا کنید چکار می کنید؟ معمولا ابتدا یک پرینت از سند می گیرید، آن را امضا می کنید و پس از اسکن سند امضا شده آن را ایمیل می کنید. یکی از راه های کوتاه کردن این فرآیند، ساخت امضا الکترونیکی می باشد. برای آشنایی با نحوه ساخت و درج امضا الکترونیکی در اسناد سیستم عامل های ویندوز ، مک، لینوکس، اندروید و آی او اس در این مطلب کلاسیک وب با ما همراه شوید.

طریقه طراحی و ساخت امضا دیجیتال آنلاین با نرم افزار ساخت امضای الکترونیکی در Word و PDF

Create Online Electronic Signatures and Sign Documents without Printing and Scanning

حتما تابحال کلماتی مانند امضا الکترونیکی و امضا دیجیتال را شنیده اید. اما تفاوت امضا الکترونیکی و امضا دیجیتال در چیست و هر کدام چه کاربردی دارند؟ در واقع امضا دیجیتال، داده های رمزگذاری شده است که در مبحث امنیت جایگاه ویژه ای دارد؛ اما امضا الکترونیکی، تصویری ساده از امضا شما است که می توانید برای درج امضا در Word و یا PDF بدون نیاز به پرینت گرفتن و اسکن کردن، از آن استفاده کنید.

ساخت امضا آنلاین توسط سایت Online Signature

یکی از ساده ترین راه ها برای ساخت امضا آنلاین استفاده از وب سایت Online Signature است. کافیست وارد وبسایت شوید و نمونه ی امضا خود را در کارد وارد کنید و در نهایت بر روی Save کلیک کنید. یک تصویر از امضا در فرمت PNG در اختیار شما قرار خواهد گرفت. در این سرویس امضا ساز آنلاین همچنین میتوانید تصویر اسکن امضا خود آپلود کنید تا امضا الکترونیکی شما برایتان ارسال شود.

نحوه ایجاد امضا الکترونیکی و درج امضا در Word

از آنجا که بسیاری از اسناد در فرمت مایکروسافت ورد هستند، لازم است با درج امضا در Word آشنا شوید. در صورتی که در فایل Word شما یک محل امضا وجود دارد، کار شما برای درج امضا الکترونیکی آسان است. بر روی محل امضا دوبار کلیک کنید تا Dialog Box ظاهر شود. اگر از تبلت یا صفحه لمسی و یا قلم استفاده می کنید می توانید در داخل دیالوگ باکس امضا بزنید. در غیر این صورت می توانید تصویری از امضا خود را در داخل Dialog Box قرار دهید. کافیست بر روی Select Image کلیک کنید، تصویر امضا را انتخاب کرده و دکمه Select را فشار دهید.

در صورتی که محل امضا در فایل وجود ندارد، به روش زیر یک محل امضا در فایل ایجاد کنید.

۱- از منوی بالا، Insert را انتخاب نمایید.
۲- در سمت راست صفحه، بر روی Signature Line کلیک کنید. پنجره باز شده، حاوی چهار قسمت است.

• در قسمت Suggested Signer نام شخصی که باید متن را امضا کند را وارد کنید.
• در قسمت Suggested Signer’s Title لقب شخص امضا کننده را وارد کنید.
• در قسمت Suggested signer’s e-mail address ایمیل شخص امضا کننده را وارد کنید.
• در قسمت Instructions to signer متن یا پیامی را برای شخص امضا کننده تایپ کنید.

۳- دکمه OK را بزنید.

۴- فایل خود را حتما ذخیره کنید. قبل از ذخیره کردن فایل، امکان امضای آن وجود ندارد.

۵- فایل را باز کنید و به نحوی که در بالا توضیح داده شد امضا بزنید.

روش امضا الکترونیکی و نحوه امضا در PDF

۱- اگر برای مشاهده فایل های PDF از نرم افزار Adobe Acrobat Reader DC استفاده می کنید، در پنل سمت راست بر روی گزینه Fill & Sign کلیک کنید.

۲- در نوار بالا بر روی Sign کلیک کرده و گزینه Add Signature برای امضای دیجیتال PDF انتخاب کنید.

۳- در Adobe Acrobat Reader DC شما می توانید به سه شکل امضا ایجاد کنید. اولی با تایپ کردن نام خودتان که بعید به نظر می رسد کسی چنین امضایی داشته باشد. بنابراین استفاده از قسمت Type نمی تواند گزینه ایده آلی باشد. اگر تصویری از امضا خود دارید می توانید از قسمت Image استفاده کنید. در غیر این صورت گزینه Draw را انتخاب کنید تا به وسیله ماوس یا قلم امضا خود را ثبت کنید. پس از امضا کردن، بر روی Apply کلیک کنید.

۴- تصویر امضا خود را به وسیله ماوس حرکت داده و در هر کجای صفحه که می خواهید قرار دهید. در صورتی که امضا را ذخیره کنید بعدا می توانید مجددا از آن استفاده کنید. در نهایت برای ذخیره فایل امضا شده، از قسمت File در نوار بالا بر روی گزینه Save کلیک کنید.

نحوه ساخت امضا الکترونیکی برای کاربران مک

پس از بررسی نحوه امضا در PDF به سیستم عامل مک میرسیم، به لطف تاچ پد بسیار دقیق کامپیوتر های مک، ساخت امضا دیجیتال در مک بسیار راحت تر می باشد. اگر هم به امضا به صورت سنتی و روی کاغذ بیشتر علاقه دارید، می توانید یک امضا بر روی کاغذ بزنید، سپس به کمک وبکم لپ تاپ، کاغذ را اسکن کنید.

۱- برای ایجاد امضا، یک سند PDF را با نرم افزار Preview، باز کنید.

۲- بر روی دکمه Show Markup Toolbar کلیک کنید.

۳- دکمه Sign ظاهر می شود. بر روی آن کلیک کنید.

۴- در این مرحله با روش هایی که گفته شد، یک امضا الکترونیکی ایجاد کنید. بعد از ایجاد امضا هر بار که بر روی Sign کلیک کنید، می توانید در محل مورد نظر امضا الکترونیکی را قرار دهید.

۵- در نهایت برای ذخیره فایل امضا شده، از قسمت File در نوار بالا بر روی گزینه Save کلیک کنید. اگر می خواهید یک کپی از سند ایجاد کنید، به جای گزینه Save بر روی گزینه Duplicate کلیک کنید.

روش ساخت امضا الکترونیکی با برنامه Adobe Fill & Sign برای کاربران iPhone و iPad

برای ساخت امضا الکترونیکی در iPhone و iPad، می توانید از اپلیکیشن Adobe Fill & Sign استفاده کنید.

۱- مهم نیست با کدام اپلیکیشن سند PDF را باز کرده اید، بر روی گزینه Share کلیک کرده و نرم افزار Adobe Fill & Sign را انتخاب کنید.

۲- اکنون می توانید به وسیله لمس کردن صفحه نمایش، امضا الکترونیکی خود را در سند PDF درج کنید.

۳- پس از درج امضا، گزینه Share را انتخاب کرده و مجددا سند را به برنامه دیگری ارسال کنید.

نحوه ساخت امضا الکترونیکی با اپلیکیشن Adobe Fill & Sign در Android

کاربران سیستم عامل اندروید هم به مانند کاربران iPhone و iPad می توانند از نرم افزار Adobe Fill & Sign استفاده می کنند. روش کار هم همان گونه است.

۱- یک سند PDF را باز کنید.

۲- بر روی گزینه Share کلیک کرده و نرم افزار Adobe Fill & Sign را انتخاب کنید.

۳- اکنون می توانید به وسیله لمس کردن صفحه نمایش، امضا الکترونیکی خود را در سند PDF درج کنید.

۴- پس از درج امضا، گزینه Share را انتخاب کرده و مجددا سند را به برنامه دیگری ارسال کنید.

چگونه امضای دیجیتال بسازیم؟ روش ساخت امضا الکترونیکی با نرم افزار Xournal  و نرم افزار Gimp در لینوکس

با توجه به اینکه نسخه رسمی Adobe Reader برای سیستم عامل لینوکس دیگر موجود نیست و قطع شده است، کار برای کاربران لینوکس کمی سخت است. برای ساخت امضا الکترونیکی در لینوکس، پیشنهاد می کنیم از نرم افزار Xournal استفاده کنید.

۱- ابتدا یک عکس از امضای خود گرفته و یا آن را اسکن کنید.

۲- از منو Tools بر روی گزینه Image کلیک کنید. اکنون تصویر امضا خود را انتخاب کنید. در صورت لزوم شما قادر به جابجایی و یا تغییر سایز عکس نیز خواهید بود.

در صورتی که تصویر ثبت شده از امضا شما نیاز به ایجاد تغییرات دارد برای این کار می توانید از نرم افزار Gimp استفاده کنید.

ممکن است یک سند PDF داشته باشید و قبل از درج امضا الکترونیکی، بخواهید آن را ویرایش کنید. به این منظور می توانید از وب سایت های آنلاین ویرایش فایل PDF استفاده کنید. در صورتی که برای باز کردن فایل های PDF بر روی تلفن همراه خود اپلیکیشنی ندارید، پیشنهاد می کنیم مطلب بهترین برنامه های رایگان PDF خوان اندروید، آیفون، ویندوزفون و … را از سایت کلاسیک وب، حتما مطالعه بفرمائید.

امروز ما درباره ایجاد امضا الکترونیکی بر روی فایل ها با فرمت Word و PDF صحبت کردیم. در صورتی که به ایجاد امضا در یک ایمیل نیاز دارید، پیشنهاد می کنیم مطلب آموزش اضافه کردن امضا شخصی به ایمیل در یاهو ، جیمیل و اوت لوک را از سایت کلاسیک وب، حتما مطالعه بفرمائید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

معمولا استفاده از امضا الکترونیکی در دنیای امروز بسیار رواج دارد. امیدوراریم که این مطلب، برای شما خوانندگان عزیز مفید بوده باشد. لطفا نظرات و پیشنهادات خودتان را در قسمت دیدگاه همین پست با ما درمیان بگذارید.