اگر از Outlook 📧 استفاده می کنید و مجبور هستید ایمیل هایی یکسان و مشابه را بارها و بارها ارسال کنید، می توانید قالب ایمیل برای خود طراحی کنید تا دیگر نیازی نباشد تمام ایمیل را بنویسید و فقط بخش هایی از آن را پر می کنید. در این مطلب از کلاسیک وب به آموزش ساخت قالب ایمیل در اوت لوک می پردازیم.

نحوه ساخت تمپلیت در اوت لوک

Outlook Email Templates: 10 Quick Ways to Create and Use

داشتن قالب برای ایمیل می تواند کار ارسال چندین ایمیل مشابه را برای کاربران ساده کند. اگر از کاربران اوت لوک هستید می توانید برای خود قالب ایمیل ایجاد کنید. در این مطلب قصد داریم روش و نکات ساخت قالب ایمیل در Outlook را آموزش دهیم.

نحوه ذخیره قالب ایمیل در اوت لوک

برای این کار یکی از ایمیل هایی را که زیاد ارسال می کنید، با File > Save as > Outlook Template (*.oft) ذخیره کنید. به صورت پیشفرض قالب های ایمیل اوت لوک در آدرس زیر ذخیره می شوند:

C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates

برنامه آنلاین اوت لوک نیز دارای تمپلیت است. برای ذخیره کردن در برنامه آنلاین، در گوشه پایین و راست New Message روی سه نقطه کلیک کنید. روی My Templates بزنید.

در این بخش چند قالب آماده وجود دارد. برای ساخت قالب خودتان روی + Template زنید. سپس نامی برای آن وارد کنید. حال قالب را بنویسید. راه دیگر این است که متن را در جای دیگر تایپ و در این بخش پیست کنید.

نکته: نسخه وب به اندازه نسخه دسکتاپ گزینه های قابل تغییر ندارد.

اضافه کردن Quick Parts و AutoText در اوت لوک

Quick Parts عبارات پرتکراری هستند که می توانید به ایمیل خود اضافه کنید. البته این موارد می توانند جدول، نمودار و… هم باشند. می توان گفت این موارد شبیه به AutoText هستند. در نسخه جدید اوت لوک هر دو مورد وجود دارد. برای ساخت آیتم جدید در بخش  Quick Parts عبارت را تایپ کنید. سپس آن را انتخاب کنید و روی Insert tab > Quick Parts > Save Selections to Quick Part Gallery بزنید. هر وقت خواستید آن را به ایمیل اضافه کنید، کافی است مورد مدنظر را از گالری انتخاب کنید.

روش دیگر این است که نام انتخاب شده آن را در متن بنویسید و سپس F3 را بزنید. در اوت لوک ۲۰۱۶ و جدیدتر حتی اگر چند حرف یا یک دو کلمه اول نام را بنویسید، گزینه آن نمایان می شود. با زدن Enter انتخاب خواهد شد.

Quick parts در فایل NormalEmail.dotm که در آدرس زیر قرار دارد، ذخیره می شود:

C:Users%username%AppDataRoamingMicrosoftTemplates

برای بکاپ هم می توانید فایل آن را ذخیره کنید و در جای دیگری پیست کنید. آن را باید در پوشه Template پیست کنید.

اجرای Quick Steps در اوت لوک

با Quick Steps می توانید چند کار را با یک دستور انجام دهید. به عنوان مثال می توانید با یک قالب به ایمیل پاسخ دهید یا بر اساس آن ایمیل جدیدی بسازید. بر ای این کار روی Create New  در بخش Quick Steps که در سربرگ Home قرار دارد، بزنید. سپس یکی از موارد زیر را انتخاب کنید:

New Message

Reply

Reply All

Forward

در پنجره Edit متن قالب را وارد کنید. سپس گزینه های مدنظر خود را پر کنید. نامی برای قالب انتخاب کنید.

ساخت قالب ایمیل با Drafts در اوت لوک

شما می توانید با بخش Draft نیز قالب بسازید. برای این کار به صورت عادی ایمیلی ایجاد کنید. بدنه اصلی ایمیل را پر کنید. سپس عکس وارد کنید. فرمت خاص خود را ثبت کنید و… . سپس آن را ارسال نکنید. روی دکمه SAVE بزنید تا ایمیل در پوشه درفت ذخیره شود. حتی می توانید برای قالب های این بخش پوشه جداگانه بسازید. هر زمان خواستید از آن استفاده کنید، به پوشه درفت بروید. قالب را پیدا کنید. موارد مدنظر را پر کنید. در آخر به جای Send روی Forward بزنید.

برای فوروارد وارد بخش درفت شوید. نشانگر را در قسمتی از ایمیل (به جز بدنه اصلی) قرار دهید. سپس Ctrl + F را بزنید.

ساخت قالب امضا در Outlook

کاربران اوت لوک می توانند برای ایمیل‌های خود امضا بسازند. شما می‌توانید چند امضا ایجاد کنید و سپس یکی را انتخاب کنید. برای ایجاد امضا برای ایمیل های خود، به Message بروید. سپس روی Signature بزنید. حال امضای مدنظر خود را ایجاد کنید. نامی برای آن انتخاب کنید. می توانید چند مورد درست کنید. سپس هر زمان خواستید، از آن‌ها به صورت آماده استفاده کنید.

AutoCorrect در اوت لوک

برای AutoCorrect باید کلماتی را به متنی اختصاص دهید. در زمان استفاده کافی است عبارت مودنظر خود را یادداشت کنید. سپس دکمه Enter یا Space را بزنید. متن وارد می‌شود. برای باز کردن AutoCorrect به سربرگ File بروید. سپس روی Options > Mail > Spelling and AutoCorrect…> Proofing > AutoCorrect Options… بزنید.

برای ایجاد مورد جدید در بخش Replace کیورد مدنظر را وارد کنید. در بخش With متن موردنظر را وارد کنید. در آخر روی ADD بزنید.

نحوه ایجاد Outlook Stationery

با Outlook Stationery می توانید ایمیلی با فرمت HTML و با فونت، بک گراند و… خود بسازید. برای این کار پیام جدیدی بسازید. آن را طراحی کنید. برای ذخیره روی File > Save as بزنید.

این قالب در C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftStationery ذخیره می شود.

برای استفاده هم کافی است به Home tab > New Items > E-mail Message Using > More Stationery بروید. موارد اخیرا استفاده شده در منوی E-mail Message Using نمایش داده می‌شوند.

به عنوان نمونه:

Custom Form در Outlook

این مورد برای کاربلدها مناسب است. برای ساخت فرم دلخواه به Developer بروید. سپس روی Design a Form بزنید. فرم استانداردی را انتخاب کنید. حال موارد موردنظر خود را وارد کنید.

این کار را در Outlook 365 – ۲۰۰۷ می‌توانید انجام دهید. انجام این کار ریزه‌کاری‌های زیادی دارد و دقت بالایی می‌طلبد.

Shared Email Template در اوت لوک

با این قابلیت دیگر نیازی نیست برای ایجاد، ویرایش و… قالب چندین مرحله را ایجاد کنید و نیازی نیست مدام بین سربرگ ها انتخاب و عوض کنید. برای ایجاد قالب جدید محتوای لازم را در پیام انتخاب کنید و سپس روی New Template بزنید. برای ورود قالب به متن، روی آیکون Paste بزنید یا روی نام قالب دو بار کلیک کنید.

در واقع تنها با یک کلیک پیامی را وارد می کنید. همچنین می‌توانید آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

در این مطلب از کلاسیک وب نحوه ساخت قالب ایمیل در اوت لوک را آموزش دادیم و نکات آن را توضیح دادیم. آیا موفق به ساخت قالب ایمیل در اوت لوک شدید؟ لطفاً نظرات و پیشنهادات خود را در بخش دیدگاه با ما در میان بگذارید.