اگر از تایپ کردن متون تکراری📝 در ورد خسته شده‌اید، می توانید قابلیت AutoText یا تایپ خودکار متن را در این برنامه فعال کنید. در این مطلب از کلاسیک وب به آموزش و تنظیم قابلیت تایپ خودکار متن (AutoText) در ورد می پردازیم.

نحوه درج خودکار کلمات پر تکرار در ورد

?How to Create and Use AutoText Entries in Microsoft Word

در بسیاری از مشاغلی که با نرم افزار ورد سر و کار دارند، متونی به صورت روزانه تکرار می‌شوند و این افراد باید به صورت مداوم آنان را تکرار کنند. نوشتن متونی تکراری هم وقت گیر و هم خسته‌کننده است. با استفاده از قابلیت تایپ خودکار در ورد می‌توان این مسئله را برطرف کرد. در این مطلب از کلاسیک وب به آموزش تایپ خودکار متن در ورد می‌پردازیم.

تایپ خودکار کلمات پر تکرار در ورد: ایجاد ورودی AutoText

برای ایجاد اتو تکس در ورد و ذخیره قالب‌بندی و فرمت متن، باید علامت پاراگراف را در آخر تمامی پاراگراف‌ها بگذارید. هر گونه فرمت مانند Bold، Italic بودن کلمات با این کار در AutoText ذخیره خواهد شد. به سربرگ Home بروید و از بخش Paragraph روی علامتی که در تصویر زیر می‌بینید، کلیک کنید.

حال متن را بنویسید. سپس آن را انتخاب کنید. به سربرگ Insert بروید و روی Quick Parts در قسمت Text کلیک کنید. سپس روی AutoText بروید و Save Selection to AutoText Gallery را انتخاب کنید.

در پنجره Create New Building Block، نامی را برای این اتو تکست انتخاب کنید. در بخش Gallery، گزینه AutoText باید انتخاب شده باشد. در بخش Category نیز General انتخاب شده باشد. اگر می‌خواهید دسته‌بندی دیگری ایجاد کنید، روی General کلیک کنید و روی Create New Category بزنید. سپس روی OK بزنید. می‌توانید توضیحاتی اضافه در بخش Description وارد کنید.

اصولا نیازی به پر کردن این بخش نیست. متن AutoText شما در کل ورد ذخیره می‌شود. برای همین هر سند دیگری هم باز کنید، می‌توانید آن را وارد کنید. اصولا حالت ورد روی Normal template است و اگر بخواهید آن را می‌توانید از بخش Save in  تغییر دهید و الگوی جدید ایجاد کنید. البته پیش از این، باید آن الگو را ایجاد کنید تا در منوی Save in  نمایش داده شود. در غیر این صورت در حالت Normal.dotm ذخیره می‌شود.

بخش Auto text در ورد دارای چند Options است:

Insert content in its own page: با این گزینه متن اتو تکست شما در صفحه‌ای جداگانه وارد خواهد شد.

Insert content in its own paragraph: با این گزینه متن آماده در ورد در پاراگرافی جدید وارد می‌شود. حتی اگر در وسط پاراگرافی دیگر باشید.

Insert content only: با این گزینه، متن در هر جای ورد که باشید، وارد می‌شود.

سپس OK را بزنید.

وارد کردن متن تایپ خودکار کلمات تکراری در ورد

پس از انجام تنظیمات، ورد را ببندید. در هنگام بستن پنجره زیر را خواهید دید. روی Save بزنید تا ورودی تایپ خودکار متن در ورد با عنوان Normal.dotm در Word ذخیره شود.

اگر این پنجره نمایش داده نشد، به آدرس File > Options > Advanced بروید. سپس از بخش Save در سمت راست، گزینه Prompt before saving Normal template را انتخاب کنید و OK را بزنید.

حال برای درج خودکار متن در ورد، به سربرگ  Insert بروید و از بخش Text روی Quick Parts کلیک کنید. روی AutoText بزنید و از ورودی‌های ذخیره شده، نام موردنظر را انتخاب کنید.

شیوه دیگر استفاده از AutoComplete است. کافی است نام ورودی Autotext در ورد را بنویسید. پنجره‌ای باز خواهد شد که به شما می‌گوید با زدن Enter متن خودکارتان وارد می‌شود. با زدن F3 متن خودکار شما با فرمت متن کنونی وارد می‌شود.

اگر کادر Autocomplete در ورد نمایش داده نشد، باید آن را فعال کنید. برای ان کار به مسیر File > Options > Advanced بروید. از بخش Editing Options گزینه Show AutoComplete suggestions را انتخاب کنید. OK را بزنید. حال با نوشتن نام متن خودکار در Word باکس AutoComplete برایتان نمایان خواهد شد.

شیوه دیگر استفاده از Quick Access Toolbar است. روی فلش Quick Access Toolbar کلیک کنید. More Commands را انتخاب کنید.

در پنجره باز شده، از سمت راست و در بخش Choose commands from گزینه All Commands را انتخاب کنید. سپس از کادر سمت چپ AutoText را انتخاب کنید و روی Add بزنید. OK را بزنید.

حال کافی است روی آیکون AutoText در Quick Access Toolbar کلیک کنید تا منوی اتو تکست باز شود و از میان ورودی‌ها انتخاب کنید.

اگر در هنگام تایپ اعداد فارسی دچار مشکل می‌شوید، مطلب آموزش ۲ روش حل مشکل تایپ اعداد فارسی در ورد را مطالعه کنید.

ایجاد میانبر برای تایپ خودکار کلمه در ورد

برای تکرار متن در ورد و AutoText می‌توانید میانبری ایجاد کنید. برای این کار نوار راست کلیک کنید و Customize the Ribbon را انتخاب کنید.

حال در پنجره Word Options روی Customize Ribbon  بزنید. سپس Customize کنار Keyboard shortcuts کلیک کنید.

در پنجره Customize Keyboard و از بخش Categories، گزینه Building Blocks را انتخاب کنید. سپس ورودی AutoText موردنظر خود را از کادر Building Blocks انتخاب کنید. روی کادر Press new shortcut key بزنید و کلیدهای میانبر موردنظر خود را برای تایپ کلمات تکراری در ورد وارد کنید. سپس Assign را بزنید.

کلید میانبر شما وارد کادر Current Keys می‌شود. سپس روی Close بزنید.

حال در پنجره Word Options روی OK کلیک کنید. اکنون با گرفتن کلیدهای میانبر می‌توانید متن را به صورت خودکار وارد کنید.

تنظیمات خودکار متن در ورد: تغییر متن ورودی AutoText

شما می‌توانید متن ورودی قابلیت شناسایی کلمات تکراری در ورد و AutoText را تغییر دهید. ابتدا متن جدید را بنویسید. سپس همه متن را انتخاب کنید و علامت پاراگراف را برای آن فعال کنید. از سربرگ  Insert روی Quick Parts (در بخش Text) کلیک کنید. حال روی AutoText بروید و Save Selection to AutoText Gallery را انتخاب کنید.

پنجره Create New Building Block باز می‌شود. می‌توانید به جای این کار Alt+ F3 را بگیرید تا این پنجره باز شود. در بخش Name نام ورودی موردنظر را وارد کنید. سپس OK را بزنید.

در کادر باز شده Yes را بزنید.

همچنین می‌توانید سایر ویژگی‌های یک ورودی را تغییر دهید. برای این کار به Quick Parts بروید و Building Blocks Organizer را انتخاب کنید.

در پنجره باز شده، فهرستی را با مشخصات آن‌ها مشاهده خواهید کرد. از این فهرست ورودی اتو تکست موردنظر خود را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید. سپس روی Edit Properties بزنید.

در پنجره Modify Building Block گزینه‌های موردنظر خود را تغییر دهید و OK را بزنید.

سپس Yes را بزنید تا تغییرات ذخیره شود.

اگر می‌خواهید ورودی اتو تکست را حذف کنید، روی Quick Parts کلیک کنید و Building Blocks Organizer را انتخاب کنید.

از فهرست Building blocks ورودی موردنظر را انتخاب کنید. روی Delete بزنید.

سپس Yes و پس از آن روی Close بزنید.

اگر می‌خواهید با شورتکات های ورد آشنا شوید، مطلب لیست ۱۱۲ تا از کلیدهای میانبر کاربردی ورد (Microsoft Word) را مطالعه کنید.

فعال کردن درج خودکار متن در ورد ۲۰۱۰، ۲۰۰۷ و…

برای فعال کردن درج خودکار متن در ورد ۲۰۱۰، وارد سربرگ File شوید. سپس روی Options بزنید. در پنجره Word Options روی Proofing بزنید. روی AutoCorrect Options بزنید. سپس وارد سربرگ AutoCorrect شوید. اگر تیک Replace text as you type را بزنید، اتو تکست فعال می‌شود. اگر این تیک را بردارید، اتوتکست غیرفعال می‌شود.

در ورد ۲۰۰۷ روی  Officeکلیک کنید. سپس روی Options و پس از آن روی Proofing کلیک کنید. روی AutoCorrect Options بزنید. وارد سربرگ AutoCorrect شوید. حال تیک Replace text as you type را بزنید.

در ورد ۲۰۰۳ روی Format بزنید. روی AutoFormat کلیک کنید. روی Options کلیک کنید. روی سربرگ AutoText کلیک کنید. تیک Show Autocomplete tip for AutoText and dates را بزنید.

درج خودکار متن در ورد ۲۰۱۰، ۲۰۰۳ و… : درج متن کوتاه، تک کلمه و بلند

شما می‌توانید کلماتی را به AutoText اضافه کنید تا در هنگام نوشتن لغت اشتباه، جایگزین آن شوند.

برای درج خودکار متن در ورد ۲۰۱۰ و جدیدتر باید به سربرگ File (در ورد ۲۰۰۷ به Office بروید) بروید. روی Options کلیک کنید. سپس روی Proofing کلیک کنید. دکمه AutoCorrect Options را بزنید. در پنجره باز شده و در سربرگ AutoCorrect تیک Replace text as you type را بزنید. در کادر Replace اول کلمه‌ای را که می‌خواهید با AutoText جا به جا شود، بنویسید. سپس در کادر With کلمه‌ای را که می‌خواهید با آن جا به جا شود، بنویسید. Add را بزنید.

برای حذف این مورد می‌توانید در همان سربرگ AutoCorrect، عبارت را پیدا کنید و روی آن بزنید. سپس Delete را انتخاب کنید.

برای اضافه کردن متن طولانی‌تر در ورد ۲۰۰۷ باید روی Office و سپس Options کلیک کنید. سپس روی Customize بزنید. از بخش Choose commands from گزینه All Commands را انتخاب کنید. در این فهرست روی AutoText کلیک کنید و Add را بزنید.

حال متن طولانی خود را وارد کنید. سپس آن را انتخاب کنید. از Quick Access Toolbar روی AutoText  کلیک کنید. سپس روی Save Selection to AutoText Gallery کلیک کنید.

برای حذف این متن، روی آن عبارت در سربرگ AutoCorrect بزنید و Delete را انتخاب کنید.

در ورد ۲۰۰۳ به Format بروید روی AutoFormat کلیک کنید. روی Options بزنید و وارد سربرگ AutoText شوید. در بخش Enter AutoText entries here کلمه یا عبارت اتو تکست خود بنویسید. روی Add بزنید. برای اضافه کردن متون بلندتر، ابتدا متن را بنویسید و آن را انتخاب کنید. Alt+F3 را بگیرید. سپس در پنجره باز شده نامی را در بخش Name وارد کنید. سپس روی OK بزنید.

برای حذف آن از سربرگ AutoText عبارت را پیدا و روی آن کلیک کنید. در آخر Delete را بزنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

در این مطلب از کلاسیک وب نحوه تنظیم Auto text در ورد را آموزش دادیم. آیا موفق شدید این قابلیت را در ورد خود اجرا کنید؟ لطفا نظرات و پیشنهادات خود را در بخش دیدگاه با ما در میان بگذارید.