کار با رفرنس ها یا همان فهرست منابع و ماخذ در هنگام نوشتن یک مقاله یا پایان نامه همواره از دردسرهایی است که دانشجویان چندان علاقه ای به آن ندارند. با این حال در نسخه های جدید ورد امکاناتی فراهم شده است که این کار سخت و طاقت فرسا را تنها به چند کلیک ساده تبدیل نموده است. در این مطلب کلاسیک وب به نحوه تنظیم، حذف ، شماره گذاری ، ایجاد رفرنس در ورد و همچنین آموزش استفاده از نرم افزار Endnote برای درج منبع در ورد خواهیم پرداخت.

نحوه ایجاد رفرنس در ورد : تنظیم، حذف، شماره گذاری و..

How To Automatically Add References , Citations And Bibliographies To Microsoft Word

پیش از این در کلاسیک وب به آموزش کامل شماره گذاری صفحات در ورد و نیز آموزش ۵ روش برداشتن و استخراج عکس از فایل ورد پرداخته شده است. اما در این مطلب می خواهیم به آموزش نحوه رفرنس دهی در ورد بپردازیم. پس اگر دانشجویی هستید که در حال آماده کردن مقاله یا پایان نامه خود هستید این مطلب را از دست ندهید.

ایجاد منابع و اضافه کردن رونگاشت یا Citation به متن در ورد

۱- اشاره گر موس را بر روی بخشی از متن قرار دهید که می خواهید Citation یا استناد را به آن اضافه کنید.

۲- به تب References در ریبون ورد بروید.

۳- روی Insert Citation کلیک کنید.

۴- منویی شامل همه منابعی که پیش از این اضافه کرده اید باز می شود.

۵- برای اضافه کردن منبع جدید باید روی فرمان Add New Source کلیک کنید.

۶- در پنجره Create Source می توانید اطلاعات مربوط به هر منبع را وارد کنید.

۷- مقدار پیش فرض لیست Type of Source، کتاب(Book) است. به این معنی که این منبع در واقع یک کتاب می باشد. با باز کردن آن می توانید گزینه های دیگری را برای نوع منبع مورد استفاده انتخاب کنید.

۸- می توانید برای این منبع یک نام برچسب (معمولا نسخه کوتاه تر نام منبع) یا دیگر اطلاعات را انتخاب کنید و در نهایت روی OK کلیک کنید.

۹- به طور پیش فرض در نرم افزار ورد از روش نوشتن فهرست منابع به روش APA برای منابع استفاده می کتد. اگر به غیر از ایجاد فهرست منابع به روش APA شما از روش دیگری در سند خود استفاده می کنید می توانید روی گزینه Show All Bibliography fields کلیک کنید تا بتوانید از میان مواردی که به نمایش در می آید یکی از استایل ها را انتخاب کنید.

۱۰- با استفاده از مراحل بالا موفق به درج منابع در ورد شده اید. دفعه بعد که می خواهید از همین منابع در متن خود استفاده کنید کافی است تنها روی دکمه Insert Citation کلیک کنید. سپس منبع مورد نظر را از لیست انتخاب کنید تا به متن مورد نظر شما اضافه شود.

۱۱- ضمنا گاهی اوقات شما منبع اصلی و قابل استناد را دارید ولی تمامی اطلاعات مربوط به این منبع را در حال حاضر در اختیار ندارید. بنابراین شاید دلتان بخواهد فضایی خالی مربوط به این اطلاعات را در اختیار داشته باشد تا پس ار تکمیل شدن اطلاعات آن ها را وارد کنید. برای این کار می توانید ابتدا بر روی Insert Citation کلیک کرده و سپس گزینه Add New Placeholder را انتخاب کنید.

آموزش ایجاد کراس رفرنس در ورد

برای ایجاد کراس رفرنس (یک متن لینک دار که با نگه داشتن موس روی آن اطلاعات نمایش داده میشود) باید از گزینه Cross-Reference در ورد استفاده کنید.

برای اینکار از تب Insert گزینه Cross-reference را انتخاب کنید.

از باکس باز شده محل رفرنس را از باکس Reference type ، Insert reference to تعیین کند (در شماره صفحه ، سربرگ و..).

در باکس For which نیز آیتمی که میخواهید به آن رفرنس دهید را مشخص کنید (مثلا Insert the cross-reference)

برای ایجاد متن به صورت لینک و پریدن به رفرنس مدنظر شما حتما تیک گزینه Insert as hyperlink را بزنید.

در نهایت بر روی گزینه Insert کلیک کنید.

ایجاد Bibliography یا فهرست منابع و ماخذ در مقاله ورد

Bibliography به معنی ایجاد لیستی از منابع است. این لیست معمولا در انتهای سند قرار داده می شود. برای ایجاد این لیست طبق مراحل زیر عمل کنید:

۱- با استفاده از مسیر Layout > Breaks > Page Break یک صفحه جدید باز کنید.

۲- به تب References رفته و روی دکمه Bibliography کلیک کنید.

۳- می توانید از بین استایل های پیش فرض دارای هدر، یکی از آن ها را انتخاب کنید. اما اگر استایلی بدون هدر می خواهید می توانید روی گزینه Insert Bibliography کلیک کنید. در این هنگام ورد همه منابعی را که از آن ها استفاده نموده اید طبق فرمت انتخابی شما به سند اضافه می کند.

۴- اگر قبلا فهرستی از منابع را تهیه کردید و حالا می خواهید منابع دیگری را نیز به آن اضافه کنید می توانید روی آن کلیک کنید تا یک هدر پدیدار شود. با کلیک بر روی فلش گینه های مختلفی را خواهید دید. در اینجا گزینه Update Citations and Bibliography را انتخاب کنید تا فهرست منابع به روز رسانی شود.

پشتیبان گیری و بازیابی رفرنس ها در نرم افزار ورد

ممکن است در حال نوشتن مقالات گوناگونی در یک زمینه خاص باشید و به همین دلیل نمی خواهید درگیر وارد کردن منابع تکراری در هر سند به صورت جداگانه باشید. خوشبختانه در ورد برای این موارد هم راه چاره ای پیش بینی شده است. هر زمان که منبع جدیدی را وارد می کنید ورد ان را در لیستی به نام Master source list ذخیره می کند. برای هر سند جدید شما می توانید به بازیابی منابع قدیمی از طریق این لیست بپردازید و ان ها را در سند جدید خود وارد کنید. برای این کار طبق مراحل زیر پیش بروید:

۱- در تب References روی دکمه Manage Sources کلیک کنید.

۲- پنجره ای شامل همه منابعی که تا حالا استفاده نموده اید باز می شود. روی یکی از منابع در سمت چپ پنجره کلیک کرده و سپس دکمه Copy را کلیک کنید. این کار را برای همه منابعی که نیاز دارید تکرار کرده و در نهایت OK را انتخاب کنید.

۳- اگر از تعداد زیادی منبع استفاده می کنید می توانید از طریق ابزاری در بالای این پنجره به جستجو میان آن ها بپردازید. این کار می تواند بر اساس عنوان، سال انتشار یا موارد دیگر انجام شود تا پیدا کردن منبع مورد نظر ساده تر شود.

اگر نیاز دارید که لیست منابع خود را به کامپیوتر دیگری انتقال دهید می توانید آن را به شکل یک فایل XML در مسیر زیر پیدا کنید:

C:UsersusernameAppDataRoamingMicrosoftBibliography

با کپی این فایل در کامپیوتر دیگری برنامه ورد را باز کرده و دکمه Manage Sources را انتخاب کنید تا با جستجوی این فایل آن را وارد ورد کنید.

ضمنا با گزینه هایی که با کلیک بر روی دکمه Manage Sources در اختیار شما قرار می گیرد می توانید به درج و حذف رفرنس در ورد یا ویرایش آن ها بپردازید.

نحوه رفرنس دهی در ورد با نرم افزار Endnote

Endnote یکی از نرم افزارهای معروف در زمینه گذاشتن رفرنس در ورد است. با استفاده از مراحل زیر می توانید به رفرنس دهی منابع خود در فایل ورد با استفاده از این نرم افزار بپردازید.

۱- اشاره گر موس را بر روی بخشی از متن قرار دهید که می خواهید Citation یا استناد را به آن اضافه کنید.

۲- نوار ابزار Endnote را باز کرده و  Go to EndNote را انتخاب کنید. (با نصب این نرم افزار، نوار ابزاری برای آن در نرم افزار ورد اضافه خواهد شد)

۳- مراجع مورد نظر خود را انتخاب کنید. با استفاده از کلید CTRL می توانید به انتخاب تکی مراجع و با کلید Shift می توانید به انتخاب دسته ای از آن ها بپردازید.

۴- گزینه Insert Citation را انتخاب کنید.

۵- ضمنا مطمئن شوید که گزینه Instant Formatting فعال باشد.

وارد کردن رفرنس های ورد در نرم افزار Endnote

یکی از سوالاتی که در هنگام کار با این نرم افزار پیش می آید این است که اگر قبلا منابع خود را در سند ورد فهرست بندی کرده باشیم چگونه می توانیم آن ها را وارد Endnote کنیم. برای این کار راه های گوناگونی وجود دارد که در ادامه به آن ها می پردازیم:

۱- وارد کردن منابع به صورت دستی در Endnote با استفاده از کپی کردن آن ها

۲- قرار دادن رفرنس ها در یک پایگاه داده و دانلود کردن آن ها از طریق Endnote با استفاده از direct export یا filter.

۳- استفاده از یک برنامه مدیریت استنادها مثل Zotero جهت استخراج رفرنس ها به شکل زیر:

• ابتدا Zotero را نصب کنید.
• یک حساب CrossRef بسازید.
• فهرست منابع را در باکس کوئری CrossRef وارد کنید.
• با استفاده از Zotero رفرتنس ها را استخراج کنید.
• حالا رفرنس ها را از طریق Zotero وارد نرم افزار Endnote کنید.

۴- استفاده از نرم افزار مبتنی بر وب WizFolio. با استفاده از این اپلیکیشن می توانید لیستی از مراجع را ایجاد کنید. سپس توسط این نرم افزار، مراجع به فرمتی قابل خواندن توسط نرم افزارهایی مثل Endnote تبدیل می شوند. فایلی با فرمت RIS در اختیار شماا قرار می گیرد که می توانید آن را در Endnote وارد کنید.

۵- کاربران مک می توانند از نرم افزار Ref2RIS استفاده کنند. با استفاده از این نرم افزار می توان فهرست منابع را از فرمت های متنوعی نظیر TXT, RTF, DOC DOCX, ODT, HTML به یک فایل RIS تبدیل نمود و سپس آن ها را در نرم افزار Endnote وارد یا Import نمود.

ضمنا امکانی در نرم افزار Endnote فراهم شده است که با استفاده از آن می توانید یک پیش نویس یا Manuscript از مراجعی که استفاده می کنید تهیه نمایید. برای این کار پس از انتخاب استایل موردنظر خود از بخشStyle Manager نرم افزار Endnote باید بخش  Library of interest را باز کنید. مراجع مد نظر خود را انتخاب کنید. در نهایت اشاره گر ورد را در مکان موردنظرتان قرار داده و Insert Selected Citation را از منو انتخاب کنید. حالا می توانید این نسخه اولیه Manuscript را در اختیار دیگر نویسندگان قرار داده تا از نظرات آنها استفاده کنید و ایرادات احتمالی آن را برطرف کنید.

ضمنا می توانید برای گذاشتن پاورقی مطلب آموزش قدم به قدم و تصویری ایجاد و نوشتن پاورقی در ورد (Word) را نیز در کلاسیک وب مطالعه کنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

در این مطلب به آموزش کامل نوشتن رفرنس یا درج منابع در ورد (Word) پرداختیم. اگر شما از روش های دیگری برای انجام این کار استفاده می کنید می توانید نظرات، پیشنهادات و تجربیات خود را در بخش دیدگاه این پست با ما به اشتراک بگذارید.