داشتن یک دفتر کار برای رسیدگی به امور ارباب رجوع و ارتباط با کارمندان، جزء مقدمات راه اندازی یک شرکت اند. برای شروع کار باید یک دفتر آبرومند اجاره کنید، اینترنت و فکس و تلفنش را راه بیندازید، میز و صندلی و رایانه بخرید و حداقل یک کارمند به عنوان منشی در شرکت خود داشته باشید.اما فرض کنید کسب و کار شما هنوز در مرحله بازاریابی است و به شدت نیازمند سرمایه؛ از طرفی تهیه زیرساخت های دفتری و ارتباطی در شهری همچون تهران چیزی است که با وجود احتیاج به آن، نمی توانید هزینه هایش را تقبل کنید. چاره چیست؟

آیا برای داشتن یک دفتر باید خودتان را به آب و آتش بزنید و سرمایه اولیه شرکت را به خطر بیندازید؟

مسلما خیر. شاید برای استارت کاری شرکت، یک “دفتر کار مجازی” هم بتواند کارتان را راه بیندازد. بدین معنی که شما بدون نیاز به داشتن یک محیط فیزیکی و هزینه کردن برای تهیه زیرساخت ها، بتوانید به مدیریت امور مشتری ها و پذیرش سفارشات بپردازید؛ یک خط ثابت، شماره فکس و سانترال حرفه ای برای شرکت تعیین کنید و همیشه و همه جا با مشتریان خود در ارتباط باشید.

“دفتر کار همراه” استارتاپی است که چنین امکانی را برایتان فراهم کرده. برای ثبت نام در این سرویس فقط باید یک شماره تلفن ثابت یا همراه ارائه کنید تا بتوانید برای شرکتتان یک خط ثابت با پیش شماره ۰۲۱، سانترال حرفه ای با پیام خوش آمدگویی، شماره فکس و پیامگیر صوتی اختصاصی داشته باشید؛ مواردی که شما را از داشتن یک دفتر کار فیزیکی بی نیاز کرده و در واقع دفتر را به نزد شما می آورند.

پیش از پرداختن به امکانات دفتر کار همراه، بهتر است مزایای استفاده از یک دفتر کار مجازی را با یکدیگر مرور کنیم. فرض کنید شما به همراه دوستانتان در شهرهای دیگر و یا حتی خارج از کشور، قصد راه اندازی یک شرکت خدمات طراحی لوگو و بنرهای تبلیغاتی را دارید.

از یک طرف، هزینه کافی برای خرید یا اجاره آپارتمان به عنوان دفتر شرکت را نمی توانید تقبل کنید و از طرف دیگر، به علت دوری از شرکا امکان جمع شدن در یک محل برایتان میسر نیست. اینجاست که می توانید اینترنت را به خدمت بگیرید و یک دفتر کار مجازی بسازید؛ دفتری که هم شما را از هزینه های اجاره، برق، تلفن، حقوق منشی و رفت و آمد خلاص می کند، هم دارای خط ثابت و شماره فکس و پیامگیر صوتی اختصاصی است و در عین حال می تواند به شرکت نوپای شما رسمیت ببخشد.

با این توصیفات، مسلما موافقید که راه اندازی یک دفتر کار مجازی برای استارتاپ ها و شرکت های نوپا، چقدر می تواند در کاهش هزینه ها و زمینه سازی برای یک شروع قدرتمند موثر واقع شود. “دفتر کار همراه” به عنوان یکی از پیشگامان راه اندازی دفاتر کار مجازی، وظیفه تدارک زیرساخت های شرکت شما (تلفن، فکس، پیامگیر و سایر وسائل ارتباطی) را بر عهده می گیرد تا بتوانید فقط و فقط روی جنبه های مدیریتی و گسترش بیزنس خود متمرکز شده و نگران مسائل متفرقه نباشید.

همانطور که در مقدمه هم گفتیم، برای ثبت نام در سرویس دفتر کار همراه فقط و فقط به یک شماره تلفن ثابت یا همراه احتیاج دارید. پس از تکمیل ثبت نام و پروسه فعالسازی سرویس، امکانات زیر در اختیار شما قرار خواهد گرفت:

• یک شماره تماس ۵، ۶ یا ۸ رقمی با پیش شماره ۰۲۱ برای تماس با شرکت
• سانترال حرفه ای (پیام صوتی خوش آمدگویی به مشتری یا همان سیستم پاسخگوی خودکار)
• شماره فکس اختصاصی با قابلیت چک کردن فکس های دریافتی از ایمیل و پنل وبسایت
• پیامگیر صوتی برای ساعات غیرکاری جهت ضبط امور مشتریان
• امکان انتقال (دایورت) مکالمات به خطوط دلخواه شما

“دفتر کار همراه” برای ارائه این سرویس ها، تعرفه های مختلفی در نظر گرفته که فعلا شامل تعرفه های یک ماهه، سه ماهه، شش ماهه و یکساله اند.

اما برای تست امکانات دفتر کار همراه، نیازی نیست که هزینه بپردازید. سرویس یادشده یک تعرفه آزمایشی ۱۵ روزه و رایگان را هم برای مشتریان در نظر گرفته که ما هم برای بررسی امکانات این سرویس در همین بخش ثبت نام کردیم.

برای ثبت نام باید به تکمیل فرم اطلاعات شخصی خود (مطابق عکس زیر) اقدام کنید.

در فرم ثبت نام می توانید نام شرکت (مثلا شرکت خدمات طراحی لوگو و بنرهای تبلیغاتی امین) را وارد کرده و یک پیغام خوش آمدگویی برای سیستم پاسخگوی شرکت در نظر بگیرید. سپس می توانید برای سرویس تلفنی کلیدهای انتقال به داخلی های مختلف را تعریف کنید؛ به عنوان مثال شخص تماس گیرنده با شماره گیری عدد یک بتواند مستقیما با شما صحبت کند یا با فشردن عدد ۲، به صندوق پیام های صوتی شرکت متصل شود.

دفتر کار همراه برای راه اندازی سرویس آزمایشی از شما اسکن کارت ملی و مبلغ ۲۰ هزارتومان به عنوان ودیعه را درخواست می کند، و بین ۲۴ الی ۴۸ ساعت کاری پس از تکمیل و ارسال فرم، دفتر کار مجازی شما را راه اندازی خواهد کرد. به محض راه اندازی سرویس، ایمیلی از طرف دفتر کار همراه برایتان ارسال می شود که در آن می توانید شماره های اختصاصی تلفن و فکس شرکت به همراه رمز عبور دسترسی به آنها را مشاهده کنید.

حالا دفتر کار مجازی شما آماده است؛ می توانید هرجا که باشید از رسیدن فکس های جدید از طریق ایمیل باخبر شوید، هر وقت که بخواهید صندوق پیام های صوتی را بررسی کنید و با این امکانات بدون داشتن حتی یک دفتر فیزیکی، پرستیژ یک شرکت عظیم و باسابقه را داشته باشید.

مواردی که گفتیم تنها خدمات استارتاپ دفتر کار همراه نیستند. اگر دوست دارید در کنار یک دفتر مجازی، حتما یک دفتر واقعی هم داشته باشید، می توانید یک آپارتمان ۹۰ متری در غرب تهران، مجهز به میز کنفرانس و صندلی، رایانه و پرینتر، اینترنت و تلفن و دو منشی خانم را با مالکیت زمانی از دفتر کار همراه اجاره کنید.

اگر بخواهید این دفتر را با هزینه شخصی و از صفر راه اندازی کنید، به میلیون ها تومان سرمایه احتیاج دارید. اما با اجاره یک آپارتمان آماده از دفتر کار همراه می توانید با هزینه ای کمتر از ۴۰۰ هزار تومان در ماه، از امکانات یک فضای اداری شیک در پایتخت بهره مند شوید.

مضاف بر این، دفتر کار همراه خدمات دیگری همچون ارسال پیامک به مشتریان و ارسال تبلیغات در سطح انبوه از طریق تلگرام و وایبر را هم در اختیارتان قرار می دهد تا بتوانید خدمات کسب و کار نوپایتان را به گوش مردم سراسر کشور برسانید.

در مجموع خدمات “دفتر کار همراه” می تواند برای صاحبان استارتاپ های نوپا و کم سرمایه، و افرادی که می خواهند به هر طریقی که شده یک شماره رسمی برای شرکت خود در تهران داشته باشند بسیار مفید و مقرون به صرفه باشد.

جایگزینی دفاتر کار مجازی به جای دفاتر حقیقی، ایده خوبیست که نه تنها می تواند هزینه های بی مورد برای شرکت های نوپا را کاهش دهد، بلکه راه اندازی و مدیریت آنها را آسان تر از همیشه خواهد نمود.

همچنین با گسترش و رونق استفاده از دفاتر مجازی، می توان امیدوار بود که هجوم افراد به پایتخت برای راه اندازی کسب و کار کاهش پیدا کند که همین مورد بالطبع می تواند روی کاهش مصرف انرژی، بهبود وضعیت ترافیکی شهر تهران و افزایش بهره وری شرکت ها در آینده اثر شگرفی داشته باشد.

/ پایان رپورتاژ