امروزه از ابزارهای مختلفی نظیر کامپیوتر و گوشی در محیط کاری استفاده میشود که رعایت برخی از نکات در حین کار کردن با آن ها  روند کار را رونق می بخشد ، در عین حال در وقت و انرژی نیز صرفه جویی می شود. در ادامه ۶ نکته ساده اما ضروری را مطرح می کنیم که شاید تا به حال در محیط کار خود به آن ها توجه نکرده بودید و با به کار گیری آن ها ، تغییرات زیادی را در اطراف خود حس خواهید کرد.

۶ نکته کلیدی برای بهتر کار کردن و تمرکز در کار

Simple Tips to Supercharge Your Personal Workflow

برخی از افراد ، معمولا با چالش های مرتبط با استفاده از وسایل دیجیتالی کنار می آیند و کارهای خود را به شیوه طبیعی انجام می دهند؛ حتی اگر مجبور باشند وقت زیادی را صرف کنند. اما اگر شما از آن دسته افرادی هستید که به دنبال بهبود بخشیدن به روند کاری خود هستید و در عین حال چالش های موجود ، شما را  حسته کرده است ، راه هایی که در ادامه معرفی می کنیم ، در زمان کوتاه تر و به صورت یک جا ، استفاده از وسایلی دیجیتالی اطراف را برای شما ساده تر می کند.قبلا نیز  ترفند های معجزه آسا برای چیدمان محیط کار را در کلاسیک وب معرفی کردیم که بیشتر در ارتباط با محیط اطراف بود و مطالعه ی آن را در کنار این مطلب ، به شما توصیه می کنیم.

از ابزار های پیرامون خود به جا استفاده کنید

منظور از ابزار ، هر چیزی است که شما برای کار خود از آن ها استفاده می کنید. اگر با کامپیوتر کار می کنید ، نرم افزارها ابزار کار شما هستند. زمانی که می خواهید برنامه های جدیدی نصب کنید و برای به کار بردن آن ها ، وقت و سرمایه صرف کنید ، باید آنالیز کلی از آن چه که پیش از این روی سیستم شما نصب بوده است داشته باشید. باید دقت کنید که آیا انجام یک کار ، با برنامه های قبلی مقدور بوده است یا نه. یک مثال ساده ، استفاده از برنامه های حرفه ای نظیر فوتوشاپ است. حال آن که خیلی از کارهای متداول کاربران ، با برنامه های ساده ای نظیر paint در ویندوز ، قابل انجام است. در هر صورت دقت داشته باشید که :

• برای ابزارهایی که به صورت رایگان نیز در دسترس هستند ، هزینه ای صرف نکنید و همواره گزینه ی مقرون به صرفه تر را انتخاب کنید.
• برای یادگیری نحوه استفاده از ابزارهای مختلفی که مشابه آن را در اختیار دارید و می توانید از نمونه های ساده تر استفاده کنید ، وقت نگذارید.

برنامه های سرگرم کننده خود را از سیستم کار خود جدا کنید

حتی اگر بیشتر وقت خود را صرف انجام امور کاری خود کنید ، داشتن برنامه هایی نظیر شبکه های اجتماعی مختلف روی دسکتاپ ، چک کردن ایمیل و… سبب میشود که هر از گاهی برنامه ها را باز کنید و پیغام های خود را چک کنید.

برای پیش بردن سریع تر کارهای خود ، چنین برنامه هایی که اغلب سرگرم کننده هستند را روی دستگاه های دیگری نظیر تبلت نصب کنید.

 کارها و برنامه ها را به صورت فایل های متنی ثبت کنید

استفاده از فایل های متنی ، نسبت به گذشته متداول تر شده است ؛ به خصوص با وجود برنامه های تکست و متن در موبایل ها ، کاربران به ثبت نوشته و یادداشت های روزانه خود در این برنامه ها ، روی آورده اند. استفاده از این برنامه ها ، نیازی به ورود و وارد کردن رمز عبور ندارد، مجبور نیستید از اپ یا افزونه خاصی استفاده کنید و  نظیر یک کاغذ ، مطالب خود را روی آن ها ثبت می کنید ؛ با این تفاوت که ماندگاری آن ها بیشتر است و همواره در دسترس هستند.

یکی از برنامه های کاربردی برای ثبت یادداشت ها به این صورت ، OneNote است که به آن ، نوت بوک دیجیتالی نیز می گویند.

تا حد ممکن از ابزارهای ساده استفاده کنید

به طور کلی برای استفاده از هر چیز جدیدی ، نیاز به صرف وقت داریم تا به جزئیات آن آشنا شویم. اما گاهی دقت نکردن در انتخاب ابزارها ، مثلا یک برنامه ، سبب میشود که مجبور شوید وقت زیادی را برای یادگیری  نحوه کار با آن صرف کنید.

پس توجه داشته باشید که حتما برنامه های خود را با بررسی از مارکت های مختلف بگیرید و از سهولت کار با آن ، مطمئن باشید.

از میانبرها و قالب های آماده برای کار خود استفاده کنید

یک قالب خاص را برای انجام هر یک از کارهای خود انتخاب کنید. مثلا اگر چیزی را تایپ می کنید ، سربرگ یا هدر و بخش های مختلفی که ثابت هستند را یک بار درج کنید تا دفعات بعدی مجبور به تایپ موارد تکراری نباشید. بخش آخر را برای متنی که قرار است تایپ کنید خالی بگذارید. برای سهولت در کار خود ، می توانید برای ارسال  ایمیل های کار خود از قالب های مختلفی که برای ایمیل ها که قبلا در کلاسیک وب معرفی کردیم استفاده کنید.

۴

سعی کنید تمام انرژی شما صرف کار شود و در صورتی که احساس خستگی کردید ، می توانید از ورزش های موثر در کاهش خستگی در محیط کار که در کلاسیک وب معرفی شد ، استفاده کنید.

اطلاعات نه چندان مهم را در پوشه های موقت نگهداری کنید

یک سری از فایل ها که نگهداری آنها ضروری نیست و استفاده دائمی از آن ها نداریم مثل عکس های ایمیل ها و ..  را بهتر است در پوشه های موقت ذخیره کنیم. با این کار در آینده ساده تر می توانید این فایل ها را تشخیص دهید ، حذف کنید یا به طبقه بندی آن ها بپردازید.

تجربه و پیشنهاد شما ؟

پیشنهاد ما استفاده از ابزارهای هوشمند ، حرفه ای تر و تا حد امکان کمتر است. در صورتی که نکات دیگری در این زمینه مد نظر شماست ، آنها را با ما در میان بگذارید.