با وجود پیشرفت آی تی در دنیا و کشور ما و ارایه سرویس های رایگان، هنوز ممکن است زمانی پیش آید که شما میخواهید فایل ورد ( Word ) با حجم بالا را از طریق ایمیل ، تلگرام و.. ارسال کنید ولی به دلیل محدودیت فضا جهت ذخیره سازی و یا محدودیت ترافیک اینترنت مایل به انجام اینکار نباشید، در این پست قصد داریم نحوه کاهش حجم فایل Word که حاوی عکس های زیاد هستند را به شما آموزش دهیم.
چگونه حجم فایل ورد را کم کنیم ؟
Reduce the Size of Microsoft Office Documents That Contain Images
نرم افزار ورد به صورت پیش فرض در پشت صحنه ، عکس ها و مطالب را فشرده سازی می کند، ورژن های اخیر نرم افزار ورد همانند نرم افزارهای فشرده سازی عمل کرده و فایل ها، محتویات شما را فشرده سازی کرده و تصاویر تکراری که در ورد وارد کردید تنها یکبار در فایل واقعی ذخیره می گردد. با این وجود در ورژن های اخیر آفیس، استفاده از تصاویر با حجم بالا منجر به بالا رفتن حجم فایل نهایی می شود. در واقع تصاویری با حجم بالا که تنها یکبار در فایل وردتان استفاده می کنید باعث بالا رفتن حجم فایل نهایی ورد شما می شود. البته ابزارهای کمکی هم وجود دارد که شما می توانید از طریق آنها سایزهای تصاویر را مشاهده کنید. حال بدون اینکه نگران بالا رفتن حجم فایل ورد خود باشید، با ما همراه باشید تا روش و مراحل آموزش جهت کم کردن حجم فایل های Word که حاوی تصاویر زیاد هستند را در ادامه برای شما ذکر کنیم. ما در این آموزش از نرم افزار word 2016 استفاده کرده ایم. اگر با ورژن ۲۰۱۶ ورد آشنایی ندارید پست مربوط به معرفی ۱۱ قابلیت پنهان Microsoft Word کلاسیک وب را حتما مطالعه فرمایید.
نحوه کم کردن و پایین آوردن حجم فایل ورد
برای شروع ما پیشنهاد می دهیم قبل از اینکه عکس های موردنظرتان را در فایل ورد خود وارد کنید حتما آنها را توسط نرم افزارهای ویرایشگر عکس بهینه کنید ما در پست های قبلی ۴ روش سریع برای بهینه سازی و کاهش حجم عکس را آموزش داده ایم.
حال برای فشرده سازی تصاویر در فایل ورد، عکس مورد نظرتان را در سند ورد خود انتخاب (Select) کنید. سپس از طریق تولبار اصلی ورد، تب Format را انتخاب کنید.
در تب فرمت بر روی گزینه Compress Pictures که در عکس زیر مشخص شده است، کلیک کنید.
سپس پنجره جدیدی برای شما باز می شود که مربوط به تنظیمات Compress Pictures است. اگر قصد دارید تمامی عکس های موجود در سند وردتان را فشرده کنید، تیک گزینه “Apply only to this picture” را بردارید ولی اگر این گزینه را تیک بزنید به این معنی است که تنها عکس انتخاب شده فشرده خواهد شد. گزینه ی دیگری به نام “Delete cropped areas of pictures” قابل مشاهده است که باید این گزینه تیک خورده باشد، قابل ذکر است اگر این گزینه تیک خورده باشد زمانی که شما عکس ها در سند ودرتان را کراپ (Crop) می کنید دیگر امکان بازگشت به حالیت اولیه وجود ندارد مگر اینکه عکس اصلی را مجددا وارد کنید.
همچنین در قسمت پایینی می توانید وضوح تصویر یا همان رزولوشن را برای فشرده سازی مشخص کنید، برای کم کردن حجم فایل word پیشنهاد میکنیم پایین ترین رزولوشن را انتخاب کنید. سپس بر روی OK کلیک کنید تا تنظیمات به درستی ذخیره گردد.
بعد از ذخیره تنظیمات، بسته به تعداد تصاویر موجود در سند شما ممکن است این فرایند فشرده سازی کمی طول بکشد. برای مشاهده میزان حجم کم شده، بعد از پایان میتوانید سند ورد خود را به عنوان یک فایل جدید ذخیره کنید سپس حجم نهایی فایل جدید را با فایل قبلی وردتان مقایسه کنید.
حذف اطلاعات مربوط به تصاویر در حال ویرایش برای کاهش حجم فایل ورد
برنامه های آفیس در درون خود از یک ویرایشگر عکس بهره میبرند، هنگامی که شما در حال تغییرات و ویرایش بر روی تصاویر در سند خود هستید ورد شما عکس اولیه را نگه داری می کند تا بتوانید در صورت نیاز عکس را به تنظیمات اولیه برگردانید. اگر شما از این موضوع خرسند هستید باید اعلام کنیم این کار در برنامه های آفیس تنها باعث بالا رفتن حجم فایل نهایی شما می شود. و اگر راه حل و ترفند ذکر شده در بالا به اندازه کافی حجم فایل شما را کاهش نداد در اینجا ترفند دیگری را برای کم کردن حجم فایلهای ورد به شما آموزش می دهیم. قبل از شروع فراموش نکنید که سند خود را ذخیره کرده تا بعد از پایان کار بتوانید با خروجی جدید مقایسه و یا در صورت به دست آمدن نتیجه ای خلاف تصور شما، فایل اصلی را از دست ندهید.
ابتدا وارد منوی فایل (File) در سند ورد خود شوید.
سپس بر روی گزینه “Option” کلیک کنید.
در پنجره باز شده از منوی سمت چپ، بر روی گزینه “Advanced” کلیک کنید.
سپس اسکرول را پایین آورده تا گزینه “Image Size and Quality” را ببینید. گزینه “Discard editing data” را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه اطلاعات مربوط به ویرایش تصاویر از بین خواهد رفت.
همچنین گزینه ی دیگری نیز در تصویر زیر قابل مشاهده است که با تیک زدن آن می توانید از فایل ورد خود در برابر فشرده سازی محافظت کنید! و همچنین می توانید یک رزولوشن پیش فرض برای فشرده سازی تصاویر داخل فایل وردتان انتخاب کنید.
بعد از انجام تغییرات، بر روی دکمه OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود. حال فایل ورد خود را با نام دیگری ذخیره کرده و سپس با فایل قبلی مقایسه و تفاوت در حجم خروجی فایل ورد خودتان را ببینید.
به عنوان مثال ما یک فایل با عنوان anzalweb.docx با استفاده از عکس هایی با کیفیت بالا ایجاد کردیم که حجم آن ۴۸ مگابایت شد بعد از انجام تعدادی زیادی ویرایش بر روی عکس ها و تغییرات فراوان، مراحل بالا را طی نمودیم. فایل دوم را بعد از انجام مراحل بالا با نام anzalweb2.docx ذخیره کردیم که بعد از ذخیره سازی، حجم فایل جدید ۳۵ مگابایت بود، یعنی تقریبا ۲۷ درصد کاهش حجم در فایل ورد شما. اگر میخواهید در اسناد قبلی خودتان این ترفندها را اجرایی کنید ولی آنها را گم و یا پاک کرده اید حتما پست مربوط به ۵ نرم افزار حرفه ای تعمیر و بازیابی فایل های Word را مطالعه فرمایید.
تجربه و پیشنهاد شما ؟
در صورتی که ترفند ، برنامه و راه حلی خاصی دیگری برای کم کردن حجم فایل های Word میدانید تجربیات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
آخرین دیدگاه ها
تا کنون دیدگاهی ثبت نشده است.