در هنگام کار با اکسل با مشکلاتی مانند تاخیر در باز کردن فایل، فریز شدن، تاخیر در پاسخ دهی و یا عدم پاسخ دهی مواجه می شوید؟ ⚡ ترفندهایی ساده و موثر برای افزایش عملکرد اکسل وجود دارد.

در این مطلب از کلاسیک وب، به آموزش چند روش کاربردی برای افزایش سرعت اکسل می پردازیم.

نحوه افزایش سرعت در اکسل

How to Speed Up in Excel

به طور خلاصه برای افزایش سرعت اکسل سنگین باید روش های زیر را امتحان کنید.

• قالب بندی های اضافه را با کلیک بر روی Clear Formats واقع در تب Home حذف کنید.
• با استفاده از ابزار داخلی اکسل با نام Compress Pictures حجم تصاویر را کم کنید.
• فرمول های خود را با نامگذاری محدوده ها، ساده نمایید.
• سطرها و ستون های خالی ایجاد نکنید.
• مقادیر متغیر مانند توابع فرار را محدود کنید.
• Performance اکسل را که در تب Review است، بررسی کنید.

در ادامه، جزییات مراحل بالا و چند روش دیگر را بررسی می کنیم.

۱- برگه خود را بیش از حد قالب بندی نکنید

اضافه کردن قالب مانند فونت های شیک، اندازه های مختلف فونت، طیف رنگی و یا حاشیه های متعدد، منجر به افزایش حجم فایل می شود. این موضوع باعث کندی اکسل می شود. برای این، دو راه را می توانید انجام دهید.

اگر قالب های زیادی به اکسل خود اضافه کرده اید و می خواهید از نو شروع کنید، دو کلید Ctrl + A را به صورت همزمان فشار دهید تا همه سلول ها را انتخاب کنید. سپس در تب Home در نوار ابزار بالای صفحه، به بخش Editing بروید و بر روی گزینه کشویی Clear کلیک کنید. در آنجا بر روی Clear Formats کلیک نمایید.

از طرف دیگر اگر ترجیح می دهید که قالب بندی خاصی را حفظ کنید و عناصر دیگر را حذف نمایید، پس از فشردن Ctrl + A، به بخش Font واقع در تب Home بروید. سپس قالبی که می خواهید حذف کنید را انتخاب کنید.

۲- برای افزایش سرعت اکسل تصاویر را فشرده کنید

علت سنگین شدن فایل اکسل شما، استفاده از تصاویر با کیفیت بالا می باشد. برای حل مشکل فریز شدن اکسل، باید تعداد تصاویر را کاهش دهید. در صورت ضروری بودن تصاویر، از ابزار داخلی اکسل برای فشرده سازی استفاده کنید.

تصویر مورد نظر در برگه خود را انتخاب کنید. در تب Format واقع در نوار ابزار بالای صفحه، بر روی Compress Pictures کلیک کنید.

در ادامه جهت فشرده سازی همین عکس، بر روی Apply Only To This Picture کلیک کنید. اما اگر می خواهید تنظیمات را برای همه تصاویر موجود در فایل، اعمال کنید، تیک این گزینه را بردارید. سپس اگر تصاویر زیادی دارید، کمترین وضوح (۹۶ پیکسل در هر اینچ) را انتخاب نمایید. در نهایت بر روی OK کلیک کنید.

۳- فرمول های خود را ساده کنید

استفاده از فرمول های پیچیده با مراجع سلولی زیاد، باعث کندی اکسل می شود. برای افزایش سرعت اکسل و ساده کردن فرمول ها، اولین راه این است که از محدوده نامگذاری شده در فرمول خود استفاده کنید. در این حالت، اکسل، داده ها را سریع تر اسکن می کند. این منجر به افزایش سرعت زمان پردازش برگه شما می شود.

اولین قدم برای افزایش سرعت نرم افزار اکسلی این است که برای محدوده ای از سلول های مورد نظر، یک نام اختصاص دهید. به عنوان مثال اگر مجموعه ای از داده ها را در سلول های A1، B3، F3، E9، D2، C5 و G4 دارید. به جای تایپ کردن آن ها از یک نام برای محاسبه میانگین استفاده کنید. برای نمونه نام result را برای این سلول ها انتخاب کنید.

AVERAGE(A1,B3,C5,D2,E9,F3,G4)=

زمانی که از نام استفاده می کنید، فرمول به این صورت خوانده می شود:

AVERAGE(results)=

یک راه دیگر برای ساده کردن فرمول ها این است که محاسبات پیچیده را به محاسبات کوچکتر تقسیم کنید. همچنین به جای استفاده از فرمول های پیچیده و تو در تو IF، می توانید از توابع جایگزین مانند VLOOKUP، CHOOSE و LET که به آرگومان های کمتری نیاز دارند، استفاده کنید.

۴- سطرها و ستون های خالی ایجاد نکنید

به جای ایجاد سطرها و ستون های خالی برای جداسازی داده های خود، از حاشیه ها و رنگ ها استفاده کنید. وجود سطر و ستون های خالی، باعث افزایش حجم فایل و کند شدن اکسل شما می شود. حذف سطر و ستون های خالی، قطعا به مرتب کردن برگه اکسل و بهبود عملکرد آن کمک می کند.

۵- مقادیر متغیر را محدود کنید

برخی از توابع در اکسل، هر زمان که اکسل محاسبه انجام می دهد، مقدار تولید شده را تغییر می دهند. برای نمونه تابع RAND هر بار که تغییری در برگه خود ایجاد کنید، یک عدد تصادفی جدید تولید می کند. و یا تابع TODAY مقدار سلول را به روز رسانی می کند تا تاریخ فعلی را نشان دهد. به این توابع، فرار می گویند. از آنجا که اکسل باید به طور مداوم، برای به روز رسانی مقادیر سلول هایی که توابع فرار دارند، کار می کند، منجر به تاخیر در زمان پاسخ اکسل شما می شود.

راه حل این است که استفاده از این توابع را کاهش دهید. برای نمونه اگر می خواهید اکسل با استفاده از تابع RANDBETWEEN یک لیست تصادفی از اعداد تولید کند، پس از انجام محاسبات توسط اکسل، این مقادیر را دائمی کنید. برای انجام این کار، تمام اعداد ایجاد شده توسط محاسبه را انتخاب کنید و سپس Ctrl + C را فشار دهید.

سپس سلول بالا سمت چپ آرایه تصادفی را انتخاب کنید. در تب Home بر روی آیکون کشویی Paste کلیک کنید و آیکون Values را انتخاب نمایید.

خواهید دید که یک بار دیگر اعداد در پارامترهای شما تغییر می کند زیرا تا زمانی که آن ها را Paste نکنید، فرار هستند. اما اکنون به عنوان اعداد واقعی در برگه شما هستند و با محاسبه مجدد اکسل، تغییر پیدا نمی کنند.

راه دیگر برای جلوگیری از کند شدن توابع فرار، این است که محاسبات خودکار را خاموش کنید. در تب Formulas در بخش Calculation بر روی Calculation Options کلیک کنید. تیک Manual را فعال کنید تا به اکسل بگویید که توابع فرار را به طور خودکار به روز نکند. سپس برای به روز رسانی توابع فرار خود، بر روی Calculate Sheet کلیک کنید.

۶-  جهت افزایش سرعت اکسل موارد نامگذاری شده را پاک کنید

همانگونه که در عنوان ۳ اشاره کردیم، استفاده از محدوده های نامگذاری شده، احتمالا منجر به حل مشکل فریز شدن اکسل می شود. اما باید مطمئن شوید که نام های اضافی و یا چندین نام برای یک آرایه ندارید. برای پاک کردن همه موارد نامگذاری شده در برگه خود، در تب Formulas بر روی Name Manager کلیک کنید. در پنجره باز شده، تمام محدوده های نامگذاری را خواهید دید. به صورت دستی بر روی Delete کلیک کنید تا محدوده نامگذاری شده را حذف کنید.

۷- Performance را بررسی کنید

اگر راه های بالا را انجام دادید و متوجه شدید که هنوز با مشکل not responding در اکسل مواجه هستید، در تب Review واقع در نوار ابزار بالای صفحه، در بخش Performance بر روی Check Performance کلیک کنید. این ابزار در سال ۲۰۲۴ به اکسل اضافه شد.

۸- Quick Repair را امتحان کنید

در منوی File بر روی Open کلیک کنید.

بر روی فلش کوچک کشویی دکمه Open کلیک کنید.

Open and Repair را انتخاب کنید.

بر روی گزینه Repair کلیک کنید.

۹- افزونه های استفاده نشده را حذف کنید

افزونه هایی مانند تم ها می تواند علت سنگین شدن فایل اکسل شما باشد. برای غیرفعال کردن آن ها ابتدا در منوی File به بخش Options بروید.

بر روی Add-ins در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید.

بر روی منوی Manage کلیک کنید. ابتدا Excel Add-ins و سپس بر روی Go کلیک نمایید.

تیک همه موارد غیر ضروری را بردارید و بر روی OK کلیک نمایید.

برنامه اکسل را ببندید و دوباره باز کنید و بررسی نمایید که عملکرد اکسل بهتره شده است یا خیر. اگر همچنان مشکل کندی اکسل دارید، همه موارد موجود در Actions، COM Add-ins و XML Expansion Packs را غیرفعال کنید و اکسل را مجددا ریستارت کنید.

۱۰- محدوده استفاده شده را کم کنید

محدوده استفاده شده یا Used Range ناحیه استفاده نشده ای در برگه شما است که اکسل فکر می کند در حال استفاده است. جهت افزایش سرعت excel، ابتدا سطرها یا ستون های اضافی در برگه خود را انتخاب کنید.

در تب Home در بخش Cells بر روی Delete Command کلیک کنید.

۱۱-  Hardware Graphic Acceleration را غیرفعال کنید

برای افزایش سرعت محاسبات در اکسل، در منوی File بر روی Options کلیک نمایید. سپس بر روی Advanced کلیک کنید.

در قسمت Display تیک گزینه Disable hardware graphic acceleration را بزنید.

۱۲- داده های رفرنس را در یک برگه نگه دارید

این موضوع ممکن است همیشه امکان پذیر نباشد، اما با انجام این مورد، کار با داده های زیاد در اکسل سریع تر انجام می شود. به این صورت، فرمول های موجود در برگه شما، برای دریافت داده ها، زمانی که در همان برگه قرار دارند، نیازی نیست مسیر طولانی طی کنند.

۱۳- از تکنیک های فرمول های سریع استفاده کنید

اکسل فرمول های زیادی را برای انجام محاسبات سریع در اختیار شما قرار می دهد. بهتر است جهت رفع کندی اکسل از این موارد استفاده کنید.

برای نمونه از IFERROR به جای IF و ISERROR استفاده کنید.

از — (دو منفی) برای تبدیل TRUE و FALSE به ۱ و ۰ استفاده کنید.

سوالات متداول

جمع بندی

زمانی که با مشکل کند شدن اکسل مواجه می شوید، از راه های افزایش سرعت اکسل استفاده کنید. شما می توانید قالب بندی های اضافه را حذف کنید. همچنین تصاویر موجود در فایل اکسل را فشرده و یا سطرها و ستون های اضافی را پاک کنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

۱۳ تا از روش های نحوه افزایش سرعت اکسل را معرفی کردیم. با استفاده از این روش ها، می توانید مشکل کندی اکسل را برطرف نمایید. اگر شما از راه حل های دیگری جهت افزایش سرعت نرم افزار اکسل استفاده کرده اید، آن ها را به ما و دیگران در بخش نظرات این پست معرفی کنید.